El itinerario es la guía para llevar paso a paso tu evento

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Seguir las actividades como fueron programadas, permitirá que tu evento se vea bien organizado.

Cuando estás en la etapa final de tu evento, es muy importante elaborar y detallar cuál será tu itinerario (desde el inicio hasta el fin), con la finalidad de que todo el personal encargado de la logística se encuentre en la misma sintonía y, coadyuve a que se cumpla paso a paso.

¿Cómo se elabora un itinerario?

El itinerario normalmente se suele elaborar cuando está mas cercana a la fecha a celebrase tu evento, sin embargo, no es una regla, ya que si has reservado tu iglesia (si el caso de ceremonia religiosa) y también tienes ya elegido tu salón, podrás elaborar un borrador del que será tu itinerario, lo ideal es que te apoyes de tu proveedor de Banquetes en Morelia.

Todo depende del tipo de evento que vayas a celebrar, por ejemplo, en una boda hay mas aspectos a considerar, contrario a un cumpleaños o a una graduación. El itinerario también aplica para los eventos empresariales como por ejemplo las cenas de fin de año, desayunos o congresos.

¿Cuáles son las principales las características de un itinerario para tu evento?

La idea principal de los itinerarios es que sean una guía especifica de las actividades a llevarse a cabo, existen algunas novias (para el caso de las bodas) que elaboran itinerarios en intervalos de 5 minutos, si bien es respetable, no es lo mas conveniente, ya que normalmente surgen imprevistos, tanto atrasos como adelantos en las actividades contempladas.

A continuación, describimos un ejemplo de itinerario para una boda. Como mencionamos anteriormente todo va a depender de las actividades que quieras que se lleven a cabo, hay eventos en los que la víbora de la mar está descartada, así como el tema de la liga para el novio, por lo que será importante definir que cosas si, y cuales no pretenden incluir en él.

El itinerario puede comenzar incluso desde la sesión fotográfica en el domicilio de cada uno de los novios, previo a la misa, sin embargo, en este caso nos vamos a basar como inicio en la recepción de los invitados al salón, tomando en consideración que el evento sea una cena.

Ejemplo para el banquete de mi evento:

HORARIO           ACTIVIDAD

8:00   pm – Recepción invitados.

8:30   pm – Ingreso de los novios al salón.

8:30   pm – Vals – De manera previa, los novios eligen una canción que los identifique o sea
significativa para ambos para llevar a cabo su primer baile.

8:35   pm – Vals familiar -Lo mas recomendable es que se detalle y se acote las personas que participarán en el, con la finalidad de no hacer este paso muy largo.

8:50   pm – Brindis, en este paso los novios o los padrinos suelen dar unas palabras de agradecimiento, en ocasiones el brindis también se puede llevar a cabo después de la cena.

9:00  pm – Cena, aquí se da inicio a los alimentos en función del número de tiempos contemplados. En este paso, se puede hacer el corte del pastel o la apertura de la mesa de postres inmediatamente al término del plato fuerte, con la finalidad de optimizar y aprovechar de mejor manera el tiempo de tu evento.

9:50   pm – Comienza la animación por parte del grupo musical o el Dj.

9:50   pm – Fotos con los novios.

10:15 pm – Ramo, azar o liga.

10:30 pm – Continúa la animación por parte del la música o el dj.

10:45 pm – Agradecimientos a los invitados en sus mesas.

10:45 pm – La música continúa.

01:00  am – Finaliza el evento

El ejemplo anterior está basado en una duración de 5 horas, que es el tiempo promedio de los eventos, en caso de que tu evento sea de 6, 7 o mas horas, es cuestión de alargar el tiempo de las actividades o en su defecto agregar algunas. Es importante mencionar, que cuando tu evento se extiende a mas de 5 horas, deberás cubrir el costo del salón, música además del servicio de meseros que ofrece el proveedor de servicio de banquetes en Morelia. Asimismo, es importante resaltar, que si tu evento es una graduación o unos Xv años, algunas actividades se descartan por obvias razones, sin embargo habrá otras que se tendrán que incluir.

¿Qué sucede si el itinerario para mi evento no se está llevando conforme a lo planeado?

También es importante mencionar que en ocasiones tu itinerario sufre adecuaciones o modificaciones conforme va avanzando tu evento, con relación a los tiempos que se destinaron, ya que suelen surgir imprevistos como:

-Al término de la misa los saludos, felicitaciones y las fotografías toman mas tiempo del previsto.

-La sesión fotográfica ( si es el caso) después de la ceremonia religiosa se alarga un poco.

-Los invitados al ser foráneos, llegan con un ligero retraso al salón.

Si es el caso de alguno de los supuestos mencionados, el coordinador  que haya asignado tu proveedor de banquetes en Morelia, te apoyará realizando los ajustes al programa.

Con estos consejos y con la ayuda de tu proveedor de banquetes en Morelia, podrás elaborar tu itinerario a detalle y con las actividades que tu prefieras, recuerda que es tu evento, y tu decides como llevarlo a cabo, por lo que si tienes ideas totalmente diferentes a las habituales, podrás incluirlas sin mayor problema. La correcta organización de un evento, comienza y termina con el itinerario, por lo que es indispensable contemplarlo, elaborarlo y darle un puntual seguimiento.

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